Командировка на обучение: кто и что оплачивает?
Отправка сотрудника на повышение квалификации в другой город — распространенная ситуация на современном рынке труда. Работодатель, заботясь о развитии сотрудников и повышении их профессиональных навыков, предоставляет возможность пройти курсы, тренинги или семинары в других городах, и это, как правило, сопровождается командировкой.
Одним из самых важных аспектов командировки является то, какие расходы работодатель обязан возместить сотруднику в процессе повышения квалификации. В этой статье мы подробно рассмотрим, какие виды расходов подлежат возмещению, на каких основаниях они рассчитываются и как правильно оформить командировку.
Даже врачи не застрахованы от распространённых заблуждений
- цель поездки должна носить производственный характер, как, например, повышение квалификации врача,
- сотрудник был устроен по трудовому договору и никак иначе,
- за сотрудником закреплено стационарное рабочее место,
- длительность командировки выбрана целесообразно: согласно датам обучения, проведения конференции, семинара и прочее.
По общему правилу, если работодатель направляет сотрудника в командировку, то отказаться от поездки тот права не имеет. Например, если врач находится в отпуске, на больничном или поездка приходится на его официальный выходной, то отказ правомерен. Здесь он сам может решить — ехать ему или нет. При этом отпуск придется переносить или отменять вообще, делать перерасчет.
Если командировка приходится на выходной день, то оплата и условия могут варьироваться в зависимости от внутренней политики компании и законодательства. Обычно суточные (командировочные) выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные, если эти дни являются частью командировки. То есть, если сотрудник находится в командировке в выходной день, ему выплачиваются командировочные суточные за этот день. В некоторых случаях, если сотрудник был направлен в командировку на выходной день и не работал в этот день, может быть предоставлен отгул или другие виды компенсации.
В случае, если сотрудник решит поехать в командировку, находясь на больничном, он нарушит режим — одновременно болеть и работать нельзя. В этом случае он рискует потерей выплат по больничному листу или существенному их сокращению.
Кроме того, за врачом, направленным работодателем в командировку, сохраняется средний заработок за период нахождения в командировке, а также за дни нахождения в пути (в соответствии с Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749)6.
Не каждого сотрудника компания может обязать поехать в командировку. Есть некоторые категории работников, которые могут от нее отказаться на законных основаниях, а некоторых нельзя отправить, даже если они сами согласны.
Кроме того, согласно статьям 259 и 264 ТК, необходимо получить письменное согласие3 следующих сотрудников, направляя их в командировку:
- женщин, имеющих детей до 3 лет;
- отцов, матерей или опекунов, единолично воспитывающих детей до 14 лет;
- родителей детей с ограниченными физическими возможностями;
- одного из родителей ребенка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
- многодетных родителей (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнится 14 лет;
- сотрудников на больничном по уходу за членами семьи;
- кандидатов в депутаты в период выборов.
Виды расходов, которые работодатель обязан возместить:
При направлении врача в командировку для повышения квалификации работодатель обязан возместить несколько видов расходов. Все они должны быть учтены в рамках командировочных расходов, которые регулируются Трудовым кодексом, а также внутренними документами компании (например, приказом о командировках или локальными нормативными актами).
Авиабилеты, железнодорожные, автобусные билеты, такси и другие виды городского транспорта. Если командировка предполагает дальнюю поездку, стоимость авиа-, ж/д билетов туда и обратно может быть оплачена как компанией, так и сотрудником.
Эти расходы могут быть возмещены по предъявлении соответствующих документов. Важно, чтобы отчетность соответствовала стандартам компании и не превышала заранее установленных лимитов. Лимиты важно заранее прописать в плане командировки, чтобы не возникало лишних вопросов и недоразумений.
Если командировка предполагает длительное пребывание в другом городе, работодатель должен компенсировать расходы на проживание. Проживание также может быть оплачено как компанией, так и сотрудником, с последующим возмещением. Работодатель может установить лимит на расходы, например, ограничив выбор гостиницы, либо предоставить сотруднику возможность самостоятельно выбрать место проживания.
Гостиницы, хостелы. Работодатель может покрыть расходы на проживание в гостинице, установив лимит на сумму, которую работник может потратить. Например, работник может быть ограничен в выборе номера, и стоимость проживания в отеле более высокого класса может быть оплачена им самостоятельно.
Проживание у родственников. В случае проживания у родственников или друзей компенсация может быть ограничена суточными, а не фактическими расходами на проживание.
Суточные — это специальные деньги для покрытия ежедневных расходов сотрудника в командировке. Суточные могут быть использованы для питания, связи и других нужд. На данный момент суточные по России не облагаются НДФЛ до 700 рублей в день. Для зарубежных командировок суточные до 3500 рублей в день также не облагаются НДФЛ. Суммы, превышающие эти лимиты, подлежат налогообложению1.
Если командировка связана с обучением, то расходы на участие в курсах, тренингах, семинарах или других обучающих мероприятиях также должны быть возмещены работодателем.
- Плата за обучение. Работодатель возмещает врачу стоимость курсов или тренингов, на которых он должен обучаться.
- Материалы и литература. Также могут быть возмещены расходы на учебные материалы, книги и пособия, которые сотрудник должен приобрести для успешного прохождения курса.
Помимо стандартных расходов, существуют и дополнительные расходы, которые могут возникнуть во время командировки. Это могут быть расходы, не входящие в стандартный список командировочных, но которые также могут быть возмещены. Однако обратите внимание, что возместить их должны только в случае, если они были учтены и прописаны в первоначальном плане командировки! Подробнее о нем прочитаете ниже.
Связь и интернет. В случае необходимости использования мобильной связи или интернета для работы во время командировке эти расходы могут быть возмещены, однако это зависит от политики компании и прописано на усмотрение работодателя. Это опция, не обязанность!
Медицинские расходы. Если сотрудник нуждается в медицинской помощи во время командировки, работодатель может покрыть эти расходы, если это предусмотрено внутренними нормативными актами компании или коллективным договором.
Отправка врача в командировку для повышения квалификации — это не только возможность для него развиваться профессионально, но и определённые обязательства для работодателя. Отметим, что для врача крайне важно постоянно повышать уровень знаний, совершенствовать свою профессиональную деятельность и приобретать новые навыки. Поэтому повышать уровень квалификации необходимо не реже, чем раз в 5 лет7.